コロナ禍でのウェブ会議システムの活用実績
当所では２０２０年の新型コロナウィルスの感染予防前からリモートワークを取り入れていたため、ウェブ会議システムでの打ち合わせや相談対応もスムーズに行えています。
ウェブ会議システムの種類もいろいろありますが、当所ではMicrosoft Teams・Google Meet・Zoom・Whereby・Skypeといった普及率の高いシステムを活用し、お客様側の都合にも柔軟に対応しています。
そこで、コロナ禍でのウェブ会議システムの活用実績を踏まえて、お客様にとって弁理士とウェブ会議で打ち合わせする３つのメリットをご紹介します。
お悩みの早期解決
ウェブ会議システムの最大のメリットはセッティングの速さと考えています。つまり、双方で会議開催の日時を調整しやすいことから、お悩みの早期解決が実現しています。
当所の実績では、最短で問い合わせ直後にウェブ会議設定及び開催です。電話やメールでは伝えにくい内容も、ウェブ会議なら対面の会議と同じくらい伝えやすいと感じています。
なお、ご相談の時間は平均的に３０分～１時間です。主なご相談の内容は、特許・意匠・商標の出願に関することや調査に関することです。
関係者が参加しやすい
特許・意匠・商標の打ち合わせは、部署や階級を越えて複数人が関わる場合があります。内容が重要なほど、その人数が多くなる傾向にあります。
ウェブ会議システムの場合、関係者の方々が別の社屋にいても、オンラインでリモート参加できますので、その分社内調整しやすいようです。
また、ウェブ会議は対面の会議ほど拘束力が低い分、キーマンとは言えないまでも出席してほしい人にも声をかけやすいのではないでしょうか。
画面共有で密な擦り合わせ
相談に備えて事前に全ての資料を準備できるに越したことはありませんが、二足三足のわらじを履いている方が多く、そこまで時間に余裕を持てないのが実情のようです。
そのため、少なくとも端末に電子データで関係資料を準備しておいたり、メモ帳に重要なサイトのURLをコピペしておいたりすれば、相談中に適宜それらを画面で共有できます。
当所の実績では、相談や打ち合わせの内容を箇条書きレベルで簡単に事前共有し、それに基づいて会議を行うことでお客様側の目的を達成できていると感じています。
まとめ
特許・意匠・商標の活動は、競合他社に一歩遅れると取り返しできないリスクがあるものの、簡単ではなく進みにくい面もあるため、早めの着手をおすすめしています。
そういった場合も、ウェブ会議システムを活用してお気軽にご相談いただくことで、事業活動全体が進みやすくなると考えています。
文責：打越佑介
